6A Mitä on hyvä muutosviestintä? + viestintäsuunnitelma yritys "Kuusikymmentä Oy"

 

Muutosviestintä muutoksen edellytyksenä

Muutosjohtamisessa tärkeimpiä asioita on viestintä ja se, että kaikki muutos perustellaan. Mikäli muutoksesta viestiminen epäonnistuu, seuraa työyhteisössä usein tyytymättömyyttä. Muutosviestinnässä ja viestin omaksumisessa eräs tärkeimmistä asioista on, että jokainen ymmärtää oman tilanteen muutoksen ja tärkeää olisi tuoda jokaiselle myös omakohtainen hyöty esiin. (Rättö s.a.) Hyvä muutosviestintä on tavoitteellista, osallistavaa, läpinäkyvää, avointa, rehellistä ja toistuvaa sekä säännöllistä ja tuo pääviestin esiin juuri viestittävän näkökulman huomioon (Pietilä 2016, 13; Valpola 2004, 62–65). Lisäksi on tärkeää mahdollistaa keskustelu ja kysyminen molempiin suuntiin (Valpola 2004, 87). Finell & Hermiö (2021) korostavat, että vaikka viestinnän riittävä määrä on tärkeää, tulee myös sen laatuun ja ymmärrettävyyteen panostaa.

Informatiivisuuden lisäksi viestinnässä on huomioitava inhimillisyys ja tunnereaktiot. Kuten Ponteva (2010) kirjoittaa, esimiehen tehtävänä on eräänä tärkeimmistä tukea henkilöstöä projektissa ja muutoksessa. Tähän tarvitaan myös tunneälyä. Lisäksi esimiehen/projektinvetäjien tulee huomioida erilaiset tuen tarpeet. Toiset tarvitsevat enemmän tukea ja kannustusta kuin toiset. (Ponteva 2010, 67–69.) 

Uskon materiaalien ja kuulemani pohjalta, että ehkä viestinnässä onnistumisen vaikeus onkin, että se kohdistuu ihmisiin, sillä jokainen ihminen ajattelee ja suhtautuu eri tavoin. Näin voi olla vaikeaa onnistua viestimään jokaiselle juuri oikeista asioista oikein tavoin ja heille optimaaliseen aikaan. Tässä kuitenkin varmasti on apua monikanavaisesta ja toistuvasta/säännöllisestä viestinnästä, jotta tietoa voidaan vastaanottaa eri muodoissa ja eri aikoina. Tästä syystä on myös tekemässäni muutosviestintäsuunnitelmassa on käytetty niin isomman porukan tiedottamista, pienempien ryhmien kokoontumisia sekä blogi- ja videomuotoa osana muutosprojektin viestintää. 

Viestintäsuunnitelma

Kun tiedämme, mitä hyvä muutosviestintä on, laaditaan myös hyvä muutosviestintäsuunnitelma niin, että nämä piirteet toteutuvat. Viestintäsuunnitelmassa oleellista on aikatauluttaminen.

Erityisesti viestintäsuunnitelman laatimisessa on tärkeää määritellä juuri mitä viestitään, kenelle, kenen toimesta, missä kanavissa ja milloin ja kirjata ne ylös konkreettisesti ja yksityiskohtaisesti. Päätökset (kanavat, vastuuhenkilöt kullekin ryhmälle/kustakin aiheesta viestimiseen) tehdään edellä kuvattujen periaatteiden mukaisesti. Askeleet ja vastuualueet tulee olla määritelty tarkasti, jotta viestintäsuunnitelmasta on hyötyä. (Kiviniemi 2020.)

Lisäisin laatimastani viestintäsuunnitelmasta tekstiä sen verran, että tuo suurempi tiedotustilaisuus sisältäisi esim. muutamaan osaan porukan jakamisen hetkeksi, jolloin voitaisiin pienemmissä ryhmissä pohtia kysyttäviä asioita hetken aikaa. 

Jatkotyöstäminen tapahtuu oman työn ja muutoksen omakohtaisen merkityksen osalta vielä tiimikohtaisissa viikkopalavereissa oman tiimin ja sen esihenkilön kanssa.

(Kuvanlaatu pysyy parhaana, kun zoomaat selainta sen sijaan, että "klikkaat kuvan auki" ja zoomaat. Omalla koneellani aika hyvä tuo 175% zoomaus kuvan kohdalla.)

Viestintäsuunnitelma Kuusikymmentä Oy

Lähteet

Finell, N. & Hermiö, A. 2021. Onnistunut muutosviestintä vaatii ihmisten ymmärtämistä Luettavissa: https://esignals.fi/kategoria/viestinta-ja-markkinointi/onnistunut-muutosviestinta-vaatii-ihmisten-ymmartamista/#29959556 Luettu: 18.2.2023

Kiviniemi, M. 2020. Miten tehdä hyvä viestintäsuunnitelma hankkeelle?Luettavissa: https://kaskasmedia.fi/fi/miten-tehda-hyva-viestintasuunnitelma-hankkeelle/  Luettu 19.2.2023

Ponteva, K. 2010. Onnistu muutoksessa. WSOYpro. Helsinki. E-kirja. s. 67–72.

Rättö, T. s.a. Muutosprojekti tarvitsee kokeneen ihmisjohtajan projektipäälliköksi.
Luettavissa: https://notkiait.fi/muutosprojektissa-tarvitaan-ihmisjohtajaa/ Luettu 18.2.2023

Valpola, A. 2004. Organisaatiot yhteen: Muutosjohtamisen käytännön keinot. 1. p. Talentum Media. Helsinki. E-kirja. s. 62–65 & 87.